Se celebra una reunión presidencial anualmente. El País propone un tema central para las deliberaciones de los mandatarios. Al término de la reunión se adopta una Declaración Política, y declaraciones o comunicados especiales sobre temas de interés particular.

Usualmente se celebran dos reuniones anuales previas a la Cumbre, la primera en el marco del Debate General de la Asamblea General de la ONU y la segunda en la víspera de la reunión de Mandatarios.

Estas reuniones tienen el objetivo de revisar los preparativos de la reunión cumbre, particularmente negociar el proyecto de Declaración que se adopta en la reunión anual de Jefes de Estado y de Gobierno, así como evaluar las acciones de cooperación y concertación de la conferencia.

Se llevan a cabo a lo largo del año y también son preparatorias a la Cumbre. Participan los Ministros o los encargados de las entidades correspondientes de todos los países miembros y las conclusiones que emanan de estas reuniones son incorporadas dentro de la declaración de Presidentes.

Al margen de la Cumbre Iberoamericana se celebran anualmente reuniones de Jefes de los Órganos Judiciales, de Parlamentarios, de Gobierno locales, de ONG´s y de Empresarios. Éstas no se realizan bajo la responsabilidad directa del Órgano Ejecutivo, sin embargo, para asegurar coherencia y buen manejo de la imagen del país anfitrión, se coordinan en estrecha colaboración con los Organizadores de la Cumbre.